LA METHODE PROACTIME 9

9. Organiser ses journées

Toutes les étapes que nous avons parcouru, tout le travail d'organisation, de préparation et de planification sert à amener les tâches retenues à travers une sorte d'entonnoir à la réalité du présent où nous pouvons exécuter seulement une seule tâche à la fois. C'est la phase de production.

Le Tableau de bord présente à la date correspondante les tâches à accomplir et toutes les ressources nécessaires pour y parvenir. Il est notre chaîne de montage où nous définissons la séquence optimale pour assurer la production du jour. C'est la clé de notre productivité. PROACTIME offre tous les outils pour y parvenir.

Au milieu du tableau de bord figure l'agenda avec les plages horaire déjà occupées par des sessions ou autres tâches planifiées avec date et heure. Les plages horaires réservées à des activités récurrentes sont indiquées sous forme de couleurs. Nous pouvons les transformer en actions réelles. Il est ainsi possible de prévoir pour chaque mardi et jeudi soir une partie de tennis avec un ami ou une amie. L'agenda soulignera ce projet sous forme de plage colorée. Il suffira de placer le curseur de la souris dessus pour afficher le nom du projet. Le menu contextuel permettra de transformer l'intention en action réelle.

Toutes les informations nécessaires pour organiser sa journée et accomplir le planning du jour sont affichées sur le Tableau de bord. Nous y découvrons à droite les tâches en cours. En sélectionnant une tâche nous pouvons consulter les ressources reliées à gauche. Les projets en cours sont également listés en haut à gauche. Un clic sur un projet affiche à droite se actions.

L'organisation de la journée consiste à identifier le parcours optimal à emprunter pour réaliser son planning. Il s'agit avant tout de définir dans quel ordre nous voulons attaquer les différentes tâches.

Le menu contextuel offre la possibilité de définir cette séquence. PROACTIME nous signalera toutes les cinq minutes la tâche suivante à aborder.

Nous pouvons définir une séquence cohérente où chaque tâche s'intègre naturellement. C'est la démarche logique. Mais nous sommes aussi des êtres psychologiques. Nos cycles d'énergie et, par conséquent, notre motivation, varient au cours d'un journée.

Le menu contextuel permet de procéder par motivation. Nous pouvons aussi répartir nos tâches en fonction de leur difficulté et des variations de niveaux de performance quotidiennes. Un lève-tout préférera peut-être attaquer directement la tâche la plus difficile. Un lève-tard, au contraire, peut souhaiter d'abord se mettre en jambe avant de s'attaquer aux tâches ardues.

Si nous avons distingué nos tâches par degré de difficulté, nous pouvons utiliser les cinq boutons à droite en bas pour afficher les tâches par degré de difficulté.

PROACTIME conseille de choisir la voie de la moindre résistance, celle qui consommera le moins d'énergie et donc d'efforts de volonté et qui correspond le mieux à notre tempérament.