LA METHODE PROACTIME 7

7. Prendre de la hauteur pour voir plus loin

A force de voir les arbres on ne voit plus la forêt. D'une part on risque de perdre l'orientation. L'objectif n'est plus visible. D'autre part, chaque arbre peut cacher un danger. Nous n'avons plus le recul nécessaire, l'espace pour prendre des décisions pertinentes.

C'est toute la différence entre l'action réactive et l'action proactive. En mode réactif les événements nous dictent notre conduite. Il est important de développer sa réactivité, par exemple au volant de notre voiture pour éviter un accident. En mode proactif nous pilotons nos activités à partir d'objectifs et de projets. Nous conduisons notre voiture en fonction de notre but, de la destination choisie. Dans le monde instable que nous vivons, il faut savoir être réactif et aussi proactif, imaginer, par exemple, les futures évolutions qui nous attendent.

Nous prenons de la hauteur quand nous passons du concret à l'abstrait, du détail à la vue d'ensemble. Avec GoogleMaps, par exemple, nous pouvons visualiser la France du haut et ensuite descendre de plus en plus bas, jusqu'à la vue d'une maison spécifique. Les tâches deviennent exécutables lorsque nous descendons au niveau le plus concret où elles deviennent tangibles. Mais quand nous avons à gérer un nombre important de tâches le mouvement inverse s'impose. Nous prenons de la hauteur pour regrouper nos tâches par projets, voire par metaprojets. Il n'est alors plus nécessaire de prioriser chaque tâche. La séquence à l'intérieur du projet détermine sa priorité. Chaque tâche est intégrée dans une séquence d'actions cohérente et logique.

PROACTIME offre d'autres regroupements. Nous pouvons attribuer aux actions un contexte et ainsi regrouper les tâches en fonction par exemple du lieu où nous voulons les exécuter ou de groupes de personnes pour lesquelles nous les accomplissons. L'arbre des contextes offre ensuite un affichage sélectif. Nous pouvons aussi déterminer pour chaque tâche isolée son type, sa plus-value. PROACTIME distingue cinq plus-values à partir de la pyramide des besoins d'Abraham Maslow. La définition se fait sur l'onglet Analyse / Prépare tes actions du menu ORG à l'aide du glisser&déplacer. Sur le Tableau de bord, l'onglet Classe tes actions et le menu PLAN nous définissons le type par le menu contextuel. Ce dernier permet ensuite d'afficher uniquement les tâches d'un certain type.

Finalement nous pouvons distinguer les tâches et les actions projet sur la base de leur degré de difficulté. Nous prendrons en compte cette distinction lorsque nous les répartirons sur une journée à partir de nos niveaux de performance. L'affichage sélectif sur la base de la difficulté pourra également se faire sur le Tableau de bord.

Pour rendre une tâche exécutable, nous descendons dans le détail de la réalité concrète. Nous utilisons le microscope. Prendre de la hauteur, c'est le mouvement inverse. Nous utilisons le télescope. Mais au lieu d'observer les étoiles et le passé nous scrutons l'avenir. Nous sortons alors de l'étroitesse du présent pour élargir notre horizon temporel. Nous passons à des niveaux d'abstraction plus élevés.

Une gestion efficace de notre emploi du temps est caractérisée par cette alternance entre la vue concrète et réactive de l'action et l'anticipation, le mode proactif du planning. Il s'agit de développer la souplesse de pouvoir être réactif au moment approprié et proactif à d'autres moments.

Le menu ACT présente cette élévation. Des actions isolées nous passons aux projets, puis aux metaprojets et finalement aux objectifs et projets de vie.

Pour conclure, savoir se déplacer sur les niveaux d'abstractions est une des aptitudes primordiales de la gestion de son emploi du temps. Elle est à la base de la réflexion et donc aussi de la résolution de problèmes, de la prise de décision, de la négociation de conflits et de la motivation d'interlocuteurs. PROACTIME vous aide à la développer.