LA METHODE PROACTIME 6

6. Planifier uniquement des tâches exécutables

Le planning concerne la phase de production, le jour et éventuellement l'heure où nous décidons d'accomplir une tâche. Nous planifions donc uniquement les actions une fois qu'elles ont atteint l'état exécutable.

Notre crédibilité dépend de notre aptitude à respecter nos engagements et nos plannings. Elle est aussi à la base de l'estime de soi.

Une tâche peut être planifiée immédiatement après l'avoir notée lorsque nous savons comment procéder et que nous disposons de toutes les ressources pour l'accomplir. Si notre charge de travail est basse, le planning peut être direct sur l'onglet Libère ton esprit. Nous l'avons vu.

Si la charge de travail est importante, nous devons d'abord élaguer nos activités, éliminer les actions sans plus-value. Elles le sont lorsqu'elles ne contribuent pas à la réalisation de nos objectifs de vie. Nous pouvons les afficher à l'aide du menu contextuel, entre autres, sur l'onglet Classe tes actions. C'est aussi sur cet onglet que nous trions nos activités exécutables en fonction de critères tels que l'urgence, l'importance, la complexité ou autres aspects personnels. Nous pouvons ensuite les répartir dans notre espace temps manuellement par glisser&déplacer sur les icônes à droite.

PROACTIME offre en plus la fonction du planning automatique aussi bien pour les tâches isolées sur cet onglet que pour les actions de projet dans le menu PLAN > Planning. Les sessions seront également planifiées à cet endroit.

Le planning automatique des tâches prend en compte leur séquence que nous établissons ici ou dans le menu PLAN. PROACTIME répartit ensuite les tâches sur les jours de Production. Il s'agit des jours de semaine dont sont exclus les jours fériés et les autres jours de congé. Dans le menu REGLAGES nous pouvons d'ailleurs réserver des jours pour d'autres tâches que la production, par exemple définir des jours dédiés à l'organisation ou à la formation. Ces jours seront exclus du planning automatique. PROACTIME calcule pour chaque jour de Production à partir des heures productives définies notre disponibilité en déduisant les autres tâches que nous avons déjà planifiées manuellement. Nous pouvons aussi indiquer nous-mêmes notre disponibilité en pourcentage des heures productives que nous souhaitons mettre à disposition du planning automatique.

Le planning automatique des projets procède de la même manière. PROACTIME, en plus, prend en compte la séquence des projets que nous avons établie et respecte, si possible, les échéances que nous avons imposées à certaines actions. Le menu PLAN offre aussi la fonction du rétroplanning. La séquence des actions est alors inversée. A partir de l'échéance du projet nous indiquons pour chaque action le nombre de jours qui doit précéder l'échéance finale pour l'accomplir. Au niveau des metaprojets il est aussi possible d'appliquer la démarche GANTT pour agencer les projets.

Les autres onglets du menu PLAN permettent de visualiser nos plannings sur différentes périodes et enfin de saisir le planning des tâches récurrentes et de nos partenaires.