LA METHODE PROACTIME 5

5. Reformuler les tâches abstraites pour les rendre
    exécutables

Nous nous contentons souvent de noter des tâches sous forme de raccourcis. Le niveau d'abstraction choisi devrait être choisi en fonction de notre niveau de compétences. Un comptable peut se contenter de noter « mettre à jour la compta ». Il sait parfaitement comment procéder. «Téléphoner à Paul» peut être concret si nous savons précisément ce que cela implique. «Informer Paul des tarifs renégociés» est plus explicite. Avant de pouvoir téléphoner à Paul, il faudra, par exemple, organiser une réunion avec des responsables, préparer des documents pour la prise de décision.

Notre description peut être trop abstraite et une fois en face de l'action planifiée à accomplir nous nous rendons compte que nous ne savons pas comment procéder concrètement ou qu'il nous manque certaines ressources pour le faire.

PROACTIME recommande de noter concrètement la tâche. La question: « De quoi s'agit-il au fait ? » peut nous aider à y parvenir.

Dans le domaine du travail intellectuel nous risquons de choisir un niveau d'abstraction inapproprié. Il est facile de vérifier le travail d'un maçon. Nous pouvons voir comment il procède et nous pouvons constater le résultat. Le travail manuel peut être optimisé car il est concret. Mais dans le cas du travail intellectuel le traitement se fait à l'intérieur du cerveau à l'abri du regard du chef et de celui qui l'exécute. Il est donc plus difficile d'optimiser le travail intellectuel.

Il existe plusieurs techniques pour rendre une action concrète et exécutable. Nous pouvons noter le résultat à obtenir et, entre parenthèses, la tâche principale à accomplir pour y parvenir. Face à une tâche complexe, PROACTIME recommande de la décomposer en cycles d'action plus courts de 15 minutes. Le menu contextuel des onglets Libère ton esprit et Classe tes actions offre cette option, disponible aussi sur le Tableau de bord.

Il peut s'avérer nécessaire de procéder à une analyse détaillée d'une tâche pour la rendre exécutable. Sur l'onglet Analyse / Prépare tes actions nous analysons leur déroulement précis et identifions les ressources à utiliser pour les exécuter. Certaines ressources seront disponibles, d'autres devront être créées. Les ressources impliquées seront reliées aux actions. Nous pourrons ainsi les consulter en accès direct au moment de leur exécution. Cet onglet présente également la possibilité de définir le type d'une tâche, sa plus-value pour un filtrage plus fin sur les tables correspondantes.

La durée est une autre caractéristique des tâches. Dans PROACTIME elle concerne le temps nécessaire pour accomplir la tâche, donc le temps de production et non le temps de préparation. Nous l'avons déjà vu auparavant, contrairement aux projets les tâches ne sont pas complétées mais accomplies d'une traite. C'est la phase de production où nous entrons en compétition avec nous-mêmes. Et comme dans de nombreux domaines de compétition la durée est une mesure de performance.

PROACTIME limite la durée d'une action à deux heures, mais conseille de procéder par cycles d'action d'une durée de 15 minutes pour réduire les répercussions négatives d'interruptions. Bien entendu, lorsque nous sommes dans le « flow » nous pouvons prolonger cette durée. Elle dépend aussi de notre capacité de concentration.

Si nous choisissons une durée supérieure à deux heures la tâche est transformée en session. Il s'agit de réunions, d'entretiens et donc de tâches qui impliquent la participation de plusieurs personnes. Les sessions, planifiées avec date et heures, ne sont normalement pas interrompues par des facteurs extérieurs. Il est aussi possible de choisir la catégorie de session pour des tâches complexes que nous exécutons seul. C'est une astuce justement pour nous protéger de toute interférence extérieure.

Un clic sur l'icône Session offre l'accès à l'onglet correspondant du menu ACT qui permet de compléter la description et définir le déroulement précis de la session.

PROACTIME considère les tâches que nous accomplissons sur plusieurs jours comme projets. Sur l'onglet Libère ton esprit vous pouvez classer les tâches en tant que projets ou actions projet par glisser&déplacer sur les icônes correspondantes. Lorsque vous cliquez sur l'icône Action à intégrer dans projet vous accédez à l'onglet Action > Projet du menu ACT > Actions ou vous intégrez ces actions dans le projet choisi. C'est la démarche du bas vers le haut. Dans le menu ACT > Projets vous disposez de la démarche du haut vers le bas.

Si une tâche s'étend sur une période encore plus longue, vous avez la possibilité de la transformer en metaprojet dans lequel vous pourrez intégrer des projets avec leurs actions.

En conclusion, plus vous notez des tâches concrètes plus elles seront exécutables. Parfois nous avons à agrandir notre vue et à utiliser le microscope pour atteindre le niveau le plus concret et le plus détaillé.