LA METHODE PROACTIME 3

3. Filtrer ses tâches et classer ses données

On ne peut pas laisser entrer toutes les tâches qui frappent à la porte. Une approche sélective s'impose. Périodiquement, au moins une fois par jour, en dehors des phases de production, PROACTIME recommande de passer en revue les notes prises dans l'onglet Libère ton esprit.

Dans ce monde aux sollicitations multiples la dispersion et la surcharge nous guettent toujours. Un nombre trop important de stimuli nous stresse et inhibe notre cerveau. Nous ne disposons alors plus d'une mémoire vive disponible pour agir. Il est donc vital de faire des tris, de séparer l'ivraie du bon grain en fonction de nos objectifs de vie. Nous pouvons les afficher sur l'onglet Libère ton esprità l'aide du menu contextuel.

Nous appliquons un premier filtre lors de la prise de nos notes. Nous notons ce qui nous semble important. Nous pouvons ensuite classer par glisser&déplacer toutes les données qui concernent des ressources : les noms de partenaires, les noms de process (modes d'emploi, déroulements standardisés d'activité), les titres de documents papier et de livres, etc.

La liste se limite ensuite aux activités à trier et à des idées à éliminer par glisser&déplacer sur l'icône correspondante. Le triage des tâches est décrit dans les chapitres suivants.

Les incitations à agir, par ailleurs, se présentent souvent sous forme de mails. PROACTIME offre le filtrage automatique des mails en fonction de l'arbre de contextes. Il suffit de classer un mail dans cet arbre manuellement une première fois. PROACTIME saura la fois suivante où les classer et mettra en surbrillance les branches concernées. Au lieu de passer en revue tous les nouveaux mails nous pourrons porter notre attention sur l'arborescence et consulter les branches prioritaires à nos yeux. Les mails importants pourront être transformés en notes, en action, en session ou en projet.

Le menu REGLAGES inclut aussi l'option Saisir / Afficher activités SPAM et virus. Les activités SPAM sont des tâches non sollicitées que nous décidons de ne plus exécuter. Les virus représentent des activités qui polluent notre cerveau inutilement. L'onglet Libère ton esprit permet de les afficher à l'aide du menu contextuel. Exclure ces activités nous permet de rester focalisés sur les tâches planifiées et d'améliorer notre productivité.

La table de l'onglet Libère ton esprit peut aussi servir de liste à faire si le nombre des tâches est limité. Par un glisser&déplacer sur l'icône correspondante nous pouvons signaler l'accomplissement d'une tâche ou les planifier directement.

Sur d'autres lignes de cette table peuvent figurer des données que nous avons notées pour mémoire. Il peut s'agir de numéros de téléphone, d'adresses mail, du nom de l'épouse d'un partenaire, de dates d'anniversaire. Le menu contextuel ou la combinaison CTrl+x permet de copier de telles lignes. Il suffit ensuite de cliquer sur une des icônes correspondantes à gauche pour accéder à la ressource concernée et coller la donnée avec Ctrl+v.

En conclusion, l'onglet Libère ton esprit est l'antidote du stress négatif et l'outil pour rester productif dans un environnement trépidant.