LA METHODE PROACTIME 2

2. Noter tout immédiatement

Un ébéniste a besoin de bois pour fabriquer son meuble. Un maçon doit disposer de briques ou d'autres matériaux pour construire son mur.

Le travailleur intellectuel a besoin de données pour exécuter ses tâches. Une partie importante de ses activités consiste à se procurer ces données. Ensuite il pourra les mettre en forme et les traiter afin de produire les résultats attendus de lui.

Il peut se contenter de mémoriser les données qu'il récolte tout au long d'une journée. Mais en procédant ainsi il surcharge sa mémoire. En phase de production il ne disposera pas de la mémoire vive nécessaire pour traiter l'information et les données. PROACTIME conseille par conséquent de tout noter. Les notes, ce sont ses matériaux de construction.

En analogie avec un ordinateur, nous avons besoin d'être nourri de données avant de pouvoir les traiter. La récolte des données peut être systématique. Nous recherchons des données dans un but précis, en vue par exemple de passer un examen, de rédiger un article, d'écrire un livre, de faire un exposé, de constituer un dossier pour un plaidoyer. PROACTIME offre dans le menu RES les fonctions de prise de notes et de leur organisation.

Notre cerveau, toujours actif, produit aussi d'une manière non systématique des données. Continuellement il reçoit des informations sous forme de feedback ou d'idées ou de données du monde externe ou de notre monde interne. Il fonctionne en mode multitâches. En permanence il est interpellé, interrompu par des sollicitations internes et externes. Même si une grande partie des tâches physiques sont prises en charge par notre système nerveux sympathique et accomplies à notre insu, elles peuvent néanmoins perturber notre attention.

En phase de production nous avons alors le choix entre rester concentrés sur la tâche en cours et refouler les intrus ou savoir et pouvoir les accueillir sans vraiment interrompre le flux de la tâche en cours. PROACTIME conseille de noter immédiatement les intrus et ensuite de poursuivre le travail en cours. C'est la fonction de l'onglet Libère ton esprit du menu ORG. Le refoulement consomme de l'énergie et, à la longue, fatigue. L'accueil, en revanche, ouvre notre esprit, le stimule et le libère à la fois, à condition de savoir garder l'influx de l'action en cours. PROACTIME recommande, pour cette raison, de procéder par cycles de production courts pour permettre ensuite à notre inconscient de s'exprimer. En alternant les phases de production et de non production, il est plus facile de se dédier corps et âme à une tâche de production.

Les deux menus contextuels du tableau de bord qui est consacré à la phase de production offrent quelques conseils au sujet du traitement des interruptions. Quand on produit avec le suivi en temps réel, il est possible de gérer immédiatement les interruptions avant de poursuivre la tâche productive.

La démarche du tout noter, c'est l'approche créative. Les créateurs savent à quel point les idées sont précieuses et éphémères. Ils les guettent et les notent immédiatement dès qu'elles émergent. Les idées peuvent concerner des tâches à accomplir, des idées d'actions possibles, des solutions, des innovations. Mais il peut aussi s'agir de noter un numéro de téléphone, une adresse mail, un mot-clé, un mot de passe, le nom et prénom d'un nouveau partenaire (contact), le titre d'un document ou d'un livre à ranger. Tout est noté au fur et à mesure que des données se présentent. Nous gardons ainsi l'esprit libre pour accomplir les tâches prévues.

PROACTIME offre également la saisie systématique des données, dans le menu ACT pour les activités et dans le menu RES en ce qui concerne les ressources.