LA METHODE PROACTIME 1

Chaque jour nous confronte, tel un tapis roulant, à une série de tâches à accomplir. Elles peuvent être vitales, par exemple assouvir nos besoins vitaux, réussir les activités professionnelles qui nous sont déléguées contre rémunération. D'autres activités concernent notre communauté et nos besoins de prestige, de reconnaissance et d'épanouissement personnel.

Nous avons le choix entre laisser ce tapis roulant en marche automatique et accomplir au mieux les tâches qu'il nous présente ou appliquer une méthode qui nous permette de diriger nous-mêmes nos activités pour tirer le meilleur profit de notre potentiel et des opportunités que la vie nous présente.

Utiliser le gestionnaire personnel PROACTIME, c'est choisir une telle méthode de travail pour améliorer notre emploi du temps. Elle consiste en dix recommandations à mettre en oeuvre au fur et à mesure de la maîtrise du logiciel :

1. Distinguer les phases productives et non productives

PROACTIME recommande avant tout de distinguer et d'alterner les phases productives et les phases non productives. Les activités non productives concernent la saisie, l'organisation, la préparation et le planning de nos tâches. Elles concernent aussi les activités de routine telles que lire les mails, vérifier nos comptes et assurer les petites tâches quotidiennes. PROACTIME les suit en temps réels et les affiche dans les statistiques de notre emploi du temps.

Pourquoi est-il important de distinguer ces deux phases ?

Nous sommes, comme tous les êtres vivants et contrairement aux machines, soumis quotidiennement à des rythmes, biologiques et sociaux.

Notre horloge biologique interne pilote dans l'espace temps l'ensemble des rythmes biologiques qui gouvernent notre sommeil, nos activités physiques et intellectuelles, notre mode alimentaire, notre sexualité.

Nos états internes et donc nos niveaux de performance changent aux cours d'une journée. Nous ne disposons pas à toute heure de la même motivation et des mêmes facultés de création et de mémorisation. Une bonne gestion de l'emploi du temps prend en compte ces variations.

Nous avons aussi à prendre en considération des contraintes sociales. Telle personne peut nous rencontrer seulement à telle heure. Des heures de travail nous sont imposées.

Nos journées ne ressemblent donc pas à une autoroute peu fréquentée qui permet de maintenir la même vitesse de croisière tout au long de notre voyage. Nous conduisons les activités non productives à vitesse normale. Notre esprit peut rester attentif à ce qui se passe à l'extérieur et accepte interruptions et sollicitations. En revanche, la production est une phase d'isolement et de haute performance. La piste doit être libre, déblayée comme dans toute compétition. C'est la phase du flow où nous sommes totalement absorbés par l'exécution de l'action en cours.

PROACTIME conseille de saisir nos rythmes personnels sous forme de cycles d'énergie dans le menu REGLAGES. Ils s'afficheront en tant que codes couleur dans l'agenda du Tableau de bord et de la première fenêtre d'organisation au lancement. Ils serviront de repères pour répartir nos activités sur la journée en fonction de leur difficulté et des compétences exigées pour les accomplir.

Avec PROACTIME les tâches se trouvent soit en phase de préparation et d'attente soit en phase d'exécution. L'accomplissement se fait d'une seule traite. Par conséquent, il est judicieux de procéder par cycles de production courts. Notre cerveau en plein effort, tel un muscle, se fatigue. Il lui faut des phases de récupération que nous dédions aux activités non productives. Avec l'entraînement nous pouvons soutenir des efforts plus longs et assumer des séquences plus longues de production. Le Tableau de bord de PROACTIME offre l'astuce de suivre notre production en temps réel. A l'aide du chronomètre nous entrons ainsi en compétition avec nous-mêmes.

* Le flow, littéralement le flux en anglais, est l'état mental atteint par une personne lorsqu'elle est complètement immergée dans ce qu'elle fait, dans un état maximal de concentration. Cette personne éprouve alors un sentiment d'engagement total et de réussite (Mihály Csíkszentmihályi, Wikipedia).