Präsentation (*)
(PROACTIME, Version 7.0.5)

•  Armaturenbrett
•  Zeitraum einrichten
•  Tagesaufgaben verwalten
•  Ungeplante Aufgaben
•  Aktivitäten planen
•  Tagesablauf organisieren
•  Projekte entwerfen
•  Kontakte managen
•  Notizen managen
•  Mails managen
•  Finanzen managen
•  Wissensbank konzipieren
•  Tipps

Web Help
(International)

DAS ARMATURENBRETT VON PROACTIME, PIM UND GTD SOFWARE

Das Armaturenbrett sammelt und listet alle erforderlichen Daten, um den Tagesablauf zu organisieren und die geplanten Aufgaben des selektierten Tages auszuführen.

Es ist auch möglich Aufgaben und Sitzungen (Meetings, Gespräche) zu erfassen. Empfohlen wird, jedoch, sie anderswo einzugeben (siehe Aktionen erfassen).

Bei seinem ersten Start, generiert PROACTIME einen Zeitraum von 800 Tagen. Werktage übernehmen den Typ Produktion. Standardmässig erstrecken sich die produktiven Stunden von 8 bis 18 Uhr. Wochenende sind Freizeit ohne produktive Stunden. Letztere dienen dazu die Arbeitslast aufgrund der geschätzten Dauer der Tagesaktvitäten (1).

PROACTIME erlaubt, seine Energiezyklen, die täglichen Variationen seiner Leistungsniveaus zu erfassen, um seine Aktivitäten nach Schwierigkeitsgrad besser zu verteilen. Sie werden als Farbcodes angezeigt (2).

Die Einstellung der Leistungsniveaus und des Zeitraumes wird im Menü EINSTELLUNGEN vorgenommen.

Mit einem Klick auf das dritte Fach der Statusleiste unten können die produktiven Stunden des Tages, sein Typ geändert und das Tagesziel gesetzt werden.

Das Armaturenbrett zeigt alle Daten an, die den gewählten Tag betreffen und auf den andern Registerkarten erfasst wurden. Die Tagesaufgaben werden in der rechten Tabelle gelistet (1). Die zeitlich geplanten Aktivitäten werden in der mittleren Tabelle aufgeführt (2). Sie betreffren Sitzungen (Meetings, Gespräche, Termine). Tagesaufgaben können zeitlich über ein Drag&Drop von der linken zur mittleren Tabelle geplant werden. Zeitlich geplante Aktivitäten werden in Sitzungen für die Synchronisierung mit OUTLOOK umgewandelt.

Die linke obere Tabelle zeigt die hängigen Projekte an (3). Mit einem linken Maustastenklick auf ein Projekt können seine Aktionen in rechten Tabelle angezeigt werden.

Die linke untere Tabelle listet die Geburtstage der Partner (Kontakte). Die Anzeige beginnt eine Woche vor dem Geburtstag. Mit einem rechten Mausklick kann über das Kontextmenü die Partnerkarte geöffnet werden (siehe Ressourcen Management).

Bei der Wahl einer Aufgabe oder Sitzung werden links alle verlinkten Ressourcen angezeigt (2). Mit dem Kontextmenü (rechter Maustastenklick) können auf allen linken Tabellen die verlinkten Ressourcen konsultiert werden.

Bei der Ausführung einer Aufgaben sind somit alle erforderlichen Ressourcen im Direktzugriff verfügbar.

Ressourcen werden bei der Vorbereitung der Aufgaben (siehe Aktionen vorbereiten). Ressourcen können immer noch bei der Organisation des Tages verlinkt werden. PROACTIME empfiehlt, jedoch, dies im Voraus zu tun und nur ausführbare Aufgaben zu planen.

Den Tagesablauf optimiert man über die Wahl der optimalen Sequenz der Aufgaben. Dabei werden verschiedene Faktoren berücksichtigt. Gewisse Aktionen müssen zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgeführt werden. Andere sind interdependent und können erst nach der Erledigung anderer Aufgaben durchgeführt werden.

Im Kontextmenü der rechten Tabelle besteht die Möglichkeit die Sequenz der Aufgaben über Drag&Drop zu bestimmen (1).

Gewisse Time Management Consultants empfehlen, den Tag mit der schwierigsten oder unangenehmsten Aufgabe zu beginnen. PROACTIME, jedoch, schlägt den Weg des geringsten Widerstand vor und rät, seine Motivation zu beachten. Entscheidend ist es, sich rasch in Bewegung zu setzen und auf Trab zu halten. Es geht drum, den besten Weg zu finden inmitten von unvorhergesehenen Erreignissen, um sein Tagesprogramm mit der erforderlichen Flexibilität zu bewältigen. Das Kontextmenü der rechten Tabelle ermöglicht auch das Vorgehen über Motivation (2). Eine neue Option ermöglicht, den verfügbaren Zeitraum anzuzeigen, um überzählige Aufgaben auszuschließen.

Filter sind verfügbar. Aufgaben können nach Kontext gelistet werden. Einfach oben die entsprechende Option wählen. Falls der Schwierigkeitsgrad der Aufgaben erfasst wird, können sie auch nach diesem Filter aufgeführt werden. Die unteren fünf Schaltflächen 1 bis 5 dienen dazu. Mit dem Kontextmenü können dann wiederum alle Aufgaben angezeigt werden. Manchmal wird vorgezogen, mit einfachen und kurzen Aufgaben zu beginnen. Die Aufgaben können dazu über den Kolonnentitel nach Dauer sortiert werden.

Die Leistungsniveaus sind als Farbcodes auf der mittleren Tabelle erkennbar. Sie helfen den Tagesablauf zu optimieren, indem die Aufgaben nach Schwierigkeitsgrand und Leistungsniveau verteilt werden.

Auf der Basis der ermittelten Sequenz in der rechten Tabelle zeigt ein Fenster alle fünf Minuten die nächste Aufgabe an.

Beim Start von PROACTIME wird ein Fenster angezeigt, welches die verspäteten Aufgaben anzeigt (1). Die Aufgaben können als ausgeführt gemeldet oder gelöscht werden. Sie können auch erneut über Drag&Drop auf die linke untere Tabelle (2) oder zeitlich auf die rechte Tabelle (3) geplant werden.

Die Filtrierung der Aufgaben ist auch möglich (4). Die Wahl eines Projektes oben mit linker Maustaste ermöglicht schließlich, die Projektaktionen zu listen und in den Tagesablauf einzufügen.

Dies Fenster kann auf dem Armaturenbrett erneut über das entsprechende Piktogramm geöffnet werden.

Echtzeitkontrolle der Aufgaben ist ein wichtiges Merkmal von PROACTIME.

Die Dauer einer Aufgabe kann über die Schaltflächen Start und Stopp erfasst werden. Die Echtzeitkontrolle kann auch unterbrochen werden (1).

Wenn die Echtzeitkontrolle für spezifische Aufgaben nicht aktiviert wird, merkt sich PROACTIME die Zeit der Benutzer auf den einzelnen Menüs und Registerkarten verbringt, um seine Aktivitäten zu organisieren und vorzubereiten. Der Name der Aktivitäten wird unten links in der Statusleiste aufgeführt (2).

Dies ist auch für die in Echtzeitkontrolle verfolgten Aufgaben. Auf jedem Menü und auf jeder Registerkarte kann mit einem Klick auf diesen Namen die Echtzeitkontrolle abgebrochen werden.

Im Menü TOOLS kann die Echtzeitkontrolle auch auf PC Anwendungen eingesetzt werden (3).

Die Echtzeitkontrolle von Aufgaben ist kein Muss. Die Ausführung einer Aufgabe kann auch einfach über das Kontextmenü gemeldet werden. Die bei der Eingabe geschätzte Dauer wird dann als reelle Dauer gespeichert. Standardmäßig nimmt PROACTIME eine Stunde an. Empfohlen wird aber in kleinere Schritte von 15 oder 30 Minuten vorzugehen. Die eingegebene Dauer betrifft nur die nötige Zeit, um die Aufgabe zu erledigen. Die Zeit für die Organisation und Vorbereitung wird dabei nicht berücksichtigt. Sie wird automatisch von PROACTIME mit der Zeit gleichgesetzt, die der Benutzer auf den verschiedenen Menüs und Registerkarten verbringt.

PROACTIME meldet bei der Echtzeitkontrolle von Aufgaben, wenn die geschätzte Zeit abgelaufen ist und bietet die Alternative fortfahren oder abschließen an.

PROACTIME empfiehlt ein Intervall Vorgehen: Phasen auf tieferem Leistungsniveaus für Organisation und Vorbereitung wechseln mit Hochleistungsphasen der Ausführung ab, die nach vorgegebener Dauer erledigt werden. Letztere sollten nicht unterbrochen werden.

Zeitstatistiken können hier (4) oder in den Menüs STAT und QUIT konsultiert werden.